Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Журнал приема сдачи смен оперативный журнал срок хранения в номенклатуре

Заказать обратный звонок. Ответы экспертов на вопросы слушателей. В нашей компании ежегодно заводится большое количество журналов, в настоящий момент разрабатывается инструкция по оформлению журналов. Возникло несколько вопросов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Архив города Перми

Заказать обратный звонок. Ответы экспертов на вопросы слушателей. В нашей компании ежегодно заводится большое количество журналов, в настоящий момент разрабатывается инструкция по оформлению журналов. Возникло несколько вопросов. Требуется ли обязательная прошивка журналов и регламентируется ли это какими-либо нормативными актами? Есть ли какие-либо требования к видам журналов, которые должны быть прошиты в обязательном порядке? Если журнал прошит, обязательно ли проставление печати на этикетке?

Помимо прошивки эту охрану обеспечивает обязательная нумерация листов журнала и оформление заверительной надписи к нему о количестве листов, чтобы нельзя было безконтрольно вырывать листы и нарушать целостность журнала. Как правило, такие журналы удостоверяются печатью организации. Журналы, которые ведутся для оперативного учета, обычно подлежат хранению в течение 5-летнего срока, поэтому их допускается прошивать на два отверстия. В работе службы делопроизводства также учитываются сроки хранения документов, которые регистрируются в журналах при ведении этой формы их регистрации.

И даже если в течение календарного года журналы регистрации приказов и переписки ведутся в электронной форме, в форме карточек СЭД, то в конце года они распечатываются, прошиваются, заверяются и сдаются в архив вместе с самими приказами как научно-справочный аппарат. Что же касается общих правил прошивки журналов, то в нормативных документах по делопроизводству конкретные способы прошивки никак нормативно не устанавливаются.

Необходимость и обязательность ведения журналов устанавливаются в отдельных нормативных правовых актах и по отношению к конкретным видам документов, например, Минтрудом России в инструкции по ведению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Уважаемая Наталья Александровна! Чем в настоящее время должны руководствоваться акционерные общества при определении сроков хранения технической документации?

Перечнем г. Либо, не смотря на авторство Министерства культуры РФ, сменивший его Перечень ? Согласно федеральному закону от Перечни применяются лишь в той мере, в какой они не противоречат действующему законодательству это важный момент, поскольку ошибок в Перечнях более чем достаточно, они быстро устаревают и редко актуализируются.

За единственным исключением касающимся обработки персональных данных , организации вправе увеличивать сроки хранения документов в соответствии со своими деловыми и иными потребностями. Следует иметь в виду, что на практике организацию практически никогда не наказывают за неисполнение указаний Перечней как таковых.

Либо регуляторы наказывают за нарушение установленных законами и подзаконными нормативными актами требований о сохранении документов определенных видов, либо организация несёт потери, не имея возможности защитить свои позиции в споре из-за отсутствия документов.

Иногда организация сталкивается с неприятностями и из-за избыточно длительного хранения документов ведь, по сути дела, право уничтожить документы по истечении сроков хранения — это право на амнистию мелких грешков. Стоит также отметить, что особенно часто на Перечни управленческих документов любят ссылаться акционеры, желающие получить доступ к документам общества — но они при этом обычно пытаются использовать их в несколько ином качестве, а именно, как списки подлежащих сохранению обществом документов.

На период своего отсутствия генеральный директор выдал доверенность финансовому директору на подписание документов, в том числе писем и приказов так указано в доверенности. Вопрос: имеет ли право финансовый директор подписывать приказы без приказа о возложении обязанностей на основании доверенности?

Финансовый директор имеет право на основании доверенности подписывать документы по своей должности. Но всё-таки приказ нужен:. На предприятии инженер по безопасности дорожного движения в принудительном порядке заставляет подписать соглашение о предоставлении персональных данных для получения информации в ГИБДД о нарушениях ПДД водителями, работающими непосредственно по профессии в данной компании. Правомерны ли такие действия? Если эти данные нужны для осуществления деятельности организации то есть какие-то обязательные бизнес-процессы этого требуют , то да.

Например, я могу не давать данные о себе в отдел кадров, но тогда меня не примут на работу. На предприятии обязательно должно быть положение о персональных данных в соответствии с ТК РФ, в котором должно быть прописано, какие данные должны предоставляться работником. Если его нет, а персональные данные предоставляются и обрабатываются — это нарушение закона. Если Ваша организация является источником комплектования, то эти документы являются документами постоянного срока хранения и включаются в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения.

Если организация не является источником комплектования, то в момент ликвидации организации документы подлежат уничтожению по акту после утверждения описи дел по личному составу, который нужно передать в муниципальный архив по месту регистрации предприятия. Можно ли в нижнем колонтитуле исходящих писем добавить эмблему сертифицирующего органа ISO и штамп членства СРО —С требование условий членства. В ГОСТе ничего про это не сказано.

Размещение дополнительной информации в нижнем колонтитуле делового письма не запрещено. Но это необходимо прописать в инструкции по делопроизводству.

Сокращение наименования организации или его отделов в деловом письме возможно, если в заголовочной части бланка письма оно хотя бы один раз прописано полностью например, в бланке письма — Центр профессионального образования в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела ЦПО ДИТАД , ниже по тексту разрешается писать директор ЦПО ДИТАД.

Сколько хранятся приказы об отпусках ежегодные оплачиваемые отпуска , работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда? В соответствии со ст. Типовой перечень года в большинстве случаев рекомендует устанавливать для служебных записок срок хранения 5 лет ЭПК ст.

В ряде случаев сроки могут быть и короче — года ст. В большинстве случаев перечисленные в этих статьях записки могут быть основаниями к приказам. Постоянный или длительный срок хранения, согласно Перечню, устанавливается лишь для очень специфических служебных записок — например, о фактах склонения госслужащих к коррупции ст.

С моей точки зрения, длительный срок хранения имеет смысл устанавливать только тогда, когда организация либо обязана длительно хранить документы по закону, либо в случае, когда эти документы необходимы самой организации — например, для защиты интересов организации и её сотрудников либо в качестве исторической памяти. Приказы по личному составу хранятся долго потому, что они в настоящее время необходимы для подтверждения пенсионных прав сотрудников.

Служебные записки, ставшие основанием к этим приказам, в этом смысле ничего не добавляют, — поэтому я бы ориентировалась на срок 5 лет ЭПК, который удобен ещё и тем, что дает возможность если у Вас ЭПК действительно работающая по истечении 5 лет продлить срок хранения части документов, которые по-прежнему будут представлять ценность для организации. Что касается выделения служебных записок в отдельные дела, то это зависит от того, как в организации ведётся делопроизводство и как удобнее действовать.

Для кого-то удобнее формировать отдельные дела, а кого-то— хранить служебные записки вместе с соответствующими приказами, особенно при ведении делопроизводства в электронном виде. В последнем случае стоит подумать о том, что для организации менее накладно и рискованно — проводить выделение служебных записок к уничтожению либо хранить их вместе с приказами.

Выбранный вариант действий желательно утвердить решением экспертной комиссии. Существует некое дело, переходящее с года срок хранения данного дела 5 лет , 1-й том дела ведется в период с по гг, 2-й — с по гг, 3-й — гг. Как нам необходимо проводить процесс уничтожения томов дела? С моей точки зрения, к этому вопросу нужно подходить неформально, обращая внимание на состав документов в деле и их взаимосвязи.

Если в дело формируются однотипные, не зависящие друг от друга документы например, служебные записки на выдачу канцтоваров и расходных материалов , то каждый его том вполне можно уничтожить в свой срок. Если же дело в целом относится к одному и тому же вопросу и соответствующие документы тесно взаимосвязаны например, досье по клиенту, объекту или проекту , то в этом случае срок хранения лучше отсчитывать от момента закрытия дела в целом.

Как обычно, при принятии соответствующего решения желательно проконсультироваться с юристами и с представителями деловых подразделений, работающих с данными документами. В нашей организации должностные инструкции, согласно Перечню типовых управленческих документов…, хранятся постоянно. Ими забит весь кадровый архив. Есть ли смысл хранить ДИ давно уволившихся сотрудников.

Есть ли сроки давности указанных документов, для чего они ещё могут понадобиться. Чем можно руководствоваться при составлении актов на уничтожение? Этот срок до сих пор сохранился в ряде ведомственных перечней, не обновлявшихся с х годов. Разделения инструкций на типовые и индивидуальные ещё не было.

ЦЭПК при Росархиве решила внести изменения в ст. Текущее положение дел: Согласно ст. Судебная практика показывает, что до сих пор многие организации не в курсе изменения сроков хранения должностных инструкций и продолжают их как умышленно, так и неумышленно, например, пользуясь ведомственными перечнями, выпущенными ещё в советское время уничтожать.

Суды на это нарушение пока внимания не обращают. Удлинение сроков хранения должностных инструкций связано с защитой трудовых и пенсионных прав работников. Нередко должностные инструкции используются спустя много лет в качестве одного из доказательств при подтверждении, например, льготного трудового стажа. Ещё чаще они используются сторонами в ходе трудовых споров, но такие споры обычно происходят в пределах 3 лет. Подписанные сотрудниками должностные инструкции могут также использоваться и в иных ситуациях, например, в качестве доказательства добросовестности действий организации.

Если работники претендуют на какие-либо льготы, связанные с особенностями условий их труда, то несохранение должностных инструкций может привести к потере этих льгот , и об этом желательно помнить. В остальных случаях организация, скорее всего, ничем особенно не рискует, сохраняя должностные инструкции не менее лет. Я бы также предложила организации оценить менее радикальное решение — изучить возможность передачи этих документов на дешёвое внеофисное хранение.

Для регулирования процесса делопроизводства и деятельности службы документационного обеспечения управления в организации необходимо издание следующих документов:. Возможно, также издание дополнительных организационных нормативно-методических документов по основным процессам делопроизводства:. Приказ Минкультуры России от 8 ноября г. В настоящее время для постановки делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти необходимо руководствоваться Постановлением Правительства от Печать — это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

Печать один из реквизитов, придающих юридическую силу документам. В настоящее время различают три вида печати:. В Государственной системе документационного обеспечения управления. Эти два перечня являются примерными и могут быть, по усмотрению организации, дополнены другими документами. Следовательно, не на всех документах обязательно наличие печати. Так, на письмах сопроводительного и информационного характера, а также на распорядительных документах оттиск печати не проставляется, а вот на гарантийных письмах он обязателен.

Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов, каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разрабатывать перечень документов своей организации, на которых обязательно ставится печать. Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Для составления номенклатуры дел составляется классификатор индексов подразделений.

На основании чего его можно составить? Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура штатное расписание организации. В нашей организации есть несколько филиалов.

Как правильно составить штатное расписание: оно должно быть одно или несколько — отдельно на каждый филиал отдельно? Организационную структуру, численность работников и штатное расписание головная организация определяет самостоятельно, с учетом своих структурных подразделений.

Вопросы слушателей и ответы экспертов на них

Законы и иные нормативные правовые акты указы, постановления , распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:. Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы справки, доклады, заключения, предложения по их разработке:. Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения. Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы докладные записки, заключения, справки по их разработке.

Адрес: г. Пермь , , проезд Якуба Коласа, 5. Email: mbu-arkhiv gorodperm.

Настоящий Перечень включает типовые документы, создаваемые во время документирования однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями далее — организация независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, создаваемую в результате производственной и научно-технической деятельности организаций. Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень включены также отдельные виды документов нетипового характера. Состав и сроки хранения документов, создаваемых в организациях определенной отрасли или сфере деятельности, определяются ведомственными отраслевыми перечнями документов со сроками их хранения, утверждаемыми соответствующими государственными органами, центральными органами и учреждениями по согласованию с Государственной архивной службой Украины далее — Укргосархив. Настоящий Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное более 10 лет хранение далее — архивное хранение или для уничтожения.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Такой способ значительно упрощает расчеты между сторонами. Расскажем, как это делать. Правовой статус руководителя в организации — двойственный. С одной стороны, он руководит организацией и действует в ней как одно из главных лиц, с другой — так же, как и другие работники, получает зарплату, уходит на больничный, в отпуск и т. Такая двойственность иногда путает кадровиков: как воспринимать руководителя с точки зрения трудового права — как представителя работодателя или как обычного работника? Давайте разберем типичные вопросы трудовых отношений с руководителями организаций. Со взысканием неустойки может столкнуться каждая организация, причем как в качестве кредитора-взыскателя, так и должника. Последнее особенно неприятно, когда требования о неустойке необоснованны или несоразмерны допущенному нарушению.

.

.

.

.

.

.

в номенклатуре дел проставляются сроки хранения категорий документов и номера "После смены в) второстепенного оперативного характера Журнал регистрации приема граждан відсканен іштрафон, о присме, сдаче.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ЖУРНАЛ УЧЕТА ОТХОДОВ. ПРИКАЗ № 721
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.